by ACI Partners

Finance, Legal Digest, News, Publications24 April 20200 comments

#StaiAcasa – Depune și folosește legal acte semnate electronic

Motoul #StaiAcasa, în contextul măsurilor pentru prevenirea COVID-19, a devenit nu doar un descântec, pe care îl repetam cu toții în speranța că vom reuși să atenuam impactul negativ al acestei pandemii, dar și s-a transformat într-un mod de viața pentru mai toți noi în ultimele săptămâni.

Am fost nevoiți să ne schimbăm felul în care noi am obișnuit sa facem foarte multe lucruri cotidiene începând de la #FacemSportAcasa, continuând cu #LucramDeAacasa și finisând cu #GătimAcasa.

Totodată acest #StaiAcasă, pe lângă la beneficiile notorii, a relevat un șir de probleme pe care mulți din noi încercă să le soluționeze în măsura posibilităților cognitive și creative. Astfel, deși #StamAcasa viața oricum continuă. Avem de achitat facturi, de pus declarații pe venit, rapoarte financiare, să obținem acte oficiale, și nu în ultimul rând, poate să încheiem contracte. Dacă până acum noi le făceam pe toate personal aplicând virtuos semnătura olografă oriunde era nevoie, acum cand #StaiAcasa ai avea impresia că a venit sfârșitul lumii, că nu mai poți face mai nimic decât să #StaiAcasa.

Noi în schimb suntem de altă părere. În timp ce #StaiAcasa poți sa faci mult mai multe decât să aștepți sfârșitul lumii. Și aici semnătura electronică îți oferă această posibilitate. Deși este o unealtă foarte eficientă în a limita deplasările și prezența ta personală la mai multe autorități și parteneri de afaceri, ea oricum rămâne un instrument destul de nepopular, având în vedere nivelul de tehnologizare a epocii în care noi trăim.

Entitățile publice de certificare promovează folosirea semnăturii electronice de către persoanelor juridice și fizice în activitatea de comunicarea cu autoritățile de stat, deoarece utilizarea semnăturii electronice permite digitalizarea completă a proceselor de lucru și realizarea obiectivelor proiectului de E-Transformare a Guvernării, implementat de  Agenția de Guvernare Electronică.

Se observă o creștere a utilizatorilor de semnătură electronică pe parcursul anului 2019 în raport cu anul 2018.

Datele statistice publicate de Centrul de certificare a Instituției publice „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe” (CTIF) arată că, anul trecut 2019, numărul solicitanților care au primit semnături electronice de la această instituție a crescut, față de anul 2018, cu 6,7% , constituind în total 32,4 mii.

Agenția de Guvernare Electronică a raportat asimilarea serviciului electronic guvernamental de semnătură electronică în următoarele cifre:

Respectiv, noi am decis să venim cu un ghid ca să vezi și tu cât este de comod și bine să #StaiAcasa.

Ai nevoie să depui o petiție, cerere, plângere către autorități/instituții publice sau dorești să închei un act juridic cu persoane private.  Poți transmite și folosi aceste acte fără a ieși din casă?

Răspunsul este DA. Toate aceste formalități pot fi realizate prin intermediul documentelor electronice.

Ce este un document electronic?

Documentele scanate pe care este aplicată semnătura olografă NU este un document electronic. Intuim ca nu ești de acord și ca ai făcut așa de mai multe ori, dar conform prevederilor legale reprezentarea grafică a semnăturii pe documentul scanat nu oferă valoare juridică acestuia.

Documentul electronic este o informație electronică care este creat, salvat și transmis prin intermediul computerului sau al altor dispozitive electronice, și semnat cu semnătură electronică.

Documentul electronic semnat cu semnătură electronică avansată calificată este asimilat, după efectele sale, cu documentul analog pe suport de hârtie, semnat cu semnătură olografă, potrivit Legii privind semnătura electronică şi documentul electronic.

Cum pot obține semnătură electronică valabilă pentru un document electronic?

Semnătura electronică permite autentificarea documentelor electronice, asigurând destinatarul de identitatea expeditorului și de integritatea documentului.

Poate deja deții una din semnăturile electronice pentru raportare fiscală, dar nu cunoști că este compatibilă pentru semnarea documentelor electronice.

Sunt următoarele tipuri de semnături electronice care permit semnarea documentului.

Semnătura electronică se eliberează la depunerea cererii (online sau pe hârtie) de către centrele de certificare în baza buletinului de identitate cu perfectarea unui set minim de documente.

Informații despre condițiile și modul de obținere a semnăturilor electronice pot fi consultate accesând următoarele adrese ale centrelor de certificare:

• Semnătura mobilă  de la Orange sau Moldcell;
• Semnătura electronică de la Serviciul Tehnologia Informației și Securitatea Cibernetică sau  Instituția Publică „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe”;
• Eliberarea certificatului de semnătură pentru buletinul de identitate de către Agenția Servicii Publice.

Cum pot semna electronic un document?

Semnarea unui document cu utilizarea semnăturii electronice poate fi efectuată prin următoarele metode:

Accesarea platformei MSign

MSign este serviciului guvernamental gestionat de Agenția de Guvernare Electronică în calitate de metodă de aplicare și de verificare a autenticității semnăturii electronice calificate avansate. Mai jos găsiți pașii pe care trebuie să-i efectuați pentru semnarea documentului electronic:

1. Accesează website-ul Serviciului Guvernamental de Semnătură Electronică;

2. Alege opțiunea Semnează;

3. Selectează și încarcă fișierul dorit în format PDF din computerul tău;

4. Selectează opțiunea de semnătura disponibilă;

5. Parcurge procesul de verificare și identificare a semnăturii electronice pe purtătorul deținut;

6. Salvează documentul semnat în computerul tău.

Folosirea aplicației MoldSign Desktop Suite

Această metodă este valabilă doar pentru semnăturile electronice eliberate Serviciul Tehnologia Informației și Securitatea Cibernetică. Ghidul practic de instalare si utilizare poate fi găsit pe site-ul STISC.

Este obligatoriu documentul semnat electronic pentru autoritatea destinatară?

Orice cerere, solicitare sau sesizare semnată electronic pentru eliberarea unui act administrativ sau efectuarea unei proceduri administrative este obligatorie pentru examinare de către autoritățile publice.

Sunt autorități publice și instituții de stat care pot să examineze cereri și documente semnate electronic conform procedurii stabilite în actul normativ de reglementare a activității lor.

• Obținerea actelor permisive (licența, autorizații și certificate) de la autoritățile  emitente;
• Depunerea declarațiilor de proceduri vamale la Serviciul vamal;
• Notificarea angajamentelor externe la Banca Națională;
• Înregistrarea și modificarea persoanelor juridice de către Departamentul Înregistrări și Licențiere;
• Examinarea petițiilor de către Serviciul fiscal de Stat;
• Înregistrarea organizațiilor de creditare nebancare de către CNPF;

Următoarele autorități oferă posibilitatea de depunere a petițiilor online/e-petiții, care necesită a fi semnate cu semnătură electronică:

• Guvernul;
• Agenția Serviciilor Publice;
• Casa Naționala de Asigurări în Medicină;
• Casa Națională de Asigurări Sociale.

Care sunt alte avantaje ale semnăturii electronice?

Semnătura electronică oferă posibilitatea accesării serviciilor publice electronice:

• Raportare electronică în baza ghișeului unic (CNAM, CNAS și SFS) și E-raportare;
• Depunerea electronică a declaraţiei de avere şi interese personale pentru subiecți ai declarării – E-Integritate Declarație on-line;
• Utilizarea serviciilor fiscale electronice: e-Factura, Declarație electronică, Comanda on-line a formularelor tipizate, Registrul general electronic al facturilor fiscale, e-Cerere, CISI;
• Accesarea serviciului electronic CNAS e-Cerere Indemnizaţii Familiilor cu Copii;
• Beneficiezi de serviciile Agenției Servicii Publice și verifici datele și documentele personale;
• Eliberarea duplicatelor și extrasele de pe actele de stare civilă E-Stare Civilă;
• Depunerea declarațiilor și cererilor de efectuare a procedurilor vamale în sistemul informațional vamal;
• Accesarea informației din resursele publice de pe Portalul Guvernamental de Date;
• Participare la e- achiziții publice:
  • e-achizitii.md;
  • e-licitatie.md;
  • mtender.gov.md;
  • yptender.md;
• Alte servicii publice electronice:
  • e-Apostila;
  • e-Licenţiere;
  • Acte permisive;
  • e-Factura;

Disponibilitatea serviciilor oferite online poate fi verificată pe Portalul Serviciilor Publice. Din 631 servicii sunt disponibile 180 E-Servicii pentru accesarea cărora uneori este necesar semnătura electronică.

Semnătura electronică devine un mecanism indispensabil în contextul Reformei de Modernizare a Serviciilor Guvernamentale și implementării Proiectului e-Transformăre a Guvernării, fiind atestat un interes sporit și un înalt grad de accesare a portalului serviciilor publice electronice.

Atragem atenția că potrivit Sondajului Național pentru anul 2019 realizat la comanda Agenției de Guvernare Electronică se constată o creștere considerabilă a nivelului de accesare a serviciilor online, 37,4% dintre respondenții au comunicat că au utilizat servicii publice în ultimele 12 luni în comparație cu 12,8 % pentru anul 2016. Rata respondenților dispuși de a opta pentru accesarea online a serviciilor guvernamentale este de 2/3 din totalul celor intervievați.