by ACI Partners

Legal Digest9 February 20220 comments

Semnătura electronică explicată pe înțelesul tuturor

&nbsp

&nbsp

Oportunitatea oferită de semnătura digitală a fost în mod special explorată în lumina evenimentelor generate de pandemia SARS Covid-19. Acest tip de semnătură prezintă numeroase beneficii pentru utilizator, de la rapiditatea procedurii,  la creșterea calității experienței de semnare, până la securitatea sporită pe care o garantează semnătura electronică, aceasta fiind greu de fraudat, comparativ cu versiunea sa tradițională, olografă.

Acum încheierea și executarea contractelor utilizând semnătura electronică transformă întreg procesul de semnare într-o experiență caracterizată de celeritate, confort  și fluidizare a multitudinii de documente cu care se operează în cadrul desfășurării activităților comerciale și nu doar, întrucât astăzi, cele mai multe acte sunt realizate prin intermediul software-urilor, iar ponderea documentelor scrise exclusiv de mână este redusă.

Mai jos veți găsi câteva considerații cheie cu privire la tipurile, regimul și utilizarea semnăturilor electronice în Republica Moldova.

I. Ce este semnătura electronică?

Termenul de Semnătura electronică  sau E-signing, reprezintă o metodă de autentificare a unei persoane ce conține date în formă electronică atașate la sau logic asociate cu alte date în formă electronică. Operând cu termeni mai simpli, o semnătura electronică reprezintă  de fapt un cumul date care demonstrează faptul că o anumită persoană X, a fost de acord cu conținutul unui act căruia i-a aplicat semnătura.

Semnătura electronică este utilizată pe scară largă atât la încheierea de contracte, la depunerea declarațiilor fiscale, cât și la semnarea altor acte oficiale. Întrebarea care apare în mod natural și care ne suscită curiozitatea este: Ce valoare are o asemenea semnătură și dacă putem semna electronic orice tip de document?

Pentru început trebuie să menționăm că legislația Republicii Moldova reglementează trei tipuri de semnături electronice, care, în ochii legii, dețin diferite nivele de securitate:

• semnătura simplă;
• semnătura avansată necalificată;
• semnătura avansată calificată.

Urmează să explicăm particularitățile fiecărui tip de semnătură electronică pentru a înțelege cum și în ce condiții le putem aplica.

II. Cine poate avea o semnătură electronică?

Orice persoană fizică sau juridică poate alege și utiliza oricare dintre cele trei tipuri de semnături, în funcție de domeniul său de activitate, de actele pe care urmează sa le semneze și de interes.

III. Tipurile și efectele semnăturilor electronice

Orice persoană fizică sau juridică poate alege și utiliza oricare dintre cele trei tipuri de semnături, în funcție de domeniul său de activitate, de actele pe care urmează sa le semneze și de interes.

Ceea ce trebuie să reținem este că, deși acoperite de reglementarea Legii Nr. 91 din 27 iunie 2014 privind semnătura electronică și documentul electronic, cele trei tipuri de semnătura electronică nu au aceeași valoare juridică. 

În același timp, semnătura electronică (simplă, avansată necalificată sau avansată calificată) nu poate fi considerată lipsită de putere juridică doar în baza faptului că aceasta nu a fost creată manual, ci prin mijloace tehnico-digitale. Astfel, indiferent de gradul de protecție de care dispune, semnătura electronică produce efecte juridice corespunzătoare și este acceptată ca probă, inclusiv în cadrul procedurilor judiciare.

Mai mult decât atât, semnătura electronică, indiferent de tipul ei, nu constituie un mijloc de criptare a informației. Cu alte cuvinte, prin semnătura electronică nu se maschează conținutul actului semnat.

Semnătura simplă – după cum o califică și denumirea, acest tip de semnătura electronică preia forma cea mai puțin complexă și nu face trimitere exclusivă la semnatar. În rezultat, utilizarea unei semnături simple conferă cel mai scăzut nivel de încredere și protecție. O asemenea semnătură este utilizată doar ca metodă de autentificare. 

Cu titlu de exemplu, o semnătură folosită în e-mail sau o semnătura aplicată pe tablete de semnare digitală constituie o semnătură electronică simplă.

Semnătura avansată necalificată – este semnătura care face trimitere exclusivă la semnatar și permite identificarea acestuia. Semnătura electronică  avansată necalificată prezintă un nivel mediu de protecție, întrucât este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar iar orice modificarea ulterioară asupra datelor furnizate inițial va fi detectată.

Semnăturile furnizate de platformele Docusign, PandaDoc, AdobeSign fac parte din categoria semnăturilor avansate necalificate. Cu o astfel de semnătură pot fi semnate documente electronice cu nivel mediu de risc, de exemplu, în interiorul unei companii se pot semna cereri de concediu, decontări sau formulare etc.

Semnătură avansată calificată – este semnătura electronică care îndeplinește toate condițiile unei semnături electronice avansate necalificate și suplimentar, încă două cerințe. 

Ceea ce diferențiază cele două tipuri de semnături avansate ( avansată calificată și avansată necalificată) este faptul că semnătura electronică avansată calificată se bazează pe un certificat emis de către un prestator de servicii publice acreditat în domeniul aplicării semnăturii electronice avansate calificate. 

A două cerință suplimentară este reprezentată de necesitatea creării acestei semnături prin intermediul unui mecanism securizat de creare a semnăturii electronice. Apartenența acestui tip de semnătură se verifică cu ajutorul unui dispozitiv de verificare specializat. Aceste două elemente suplimentare ale semnăturii avansate calificate generează prezumția că identitatea semnatarului este cea reală, motiv pentru care semnătura avansată calificată este cel mai ”sigur” tip de semnătură digitală, și cu cea mai mare valoare juridică.

Semnătura electronică avansată calificată este folosită la semnarea  documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele din domeniul financiar-bancar (în special în activitatea de creditare), contractele încheiate în sfera comercială (B2B, B2C, C2B ), sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile și raportarea fiscală, sau documente rezultate din raporturile juridice dintre persoane fizice și juridice cu statul (C2G, B2G).

În același timp, în situația în care legea impune forma scrisă a actului juridic ca o condiție ad validitatem, un înscris în formă electronică îndeplinește această condiție dacă este semnat cu semnătură electronică avansată calificată.

Mai mult decât atât, se identifică situații expres stabilite de lege, în care semnarea actelor cu o altă semnătură digitală decât cea avansată calificată, este inadmisibilă. În acest context, nu se admite utilizarea semnăturii electronice simple și avansate necalificate pentru semnarea documentelor electronice ce conțin informații considerate secret de stat, precum și semnarea documentelor electronice în raporturile juridice dintre persoane fizice și juridice de drept privat și autorități publice(C2G, B2G).

NB! Prin derogare de la regula generală, se va admite semnarea documentelor electronice ce conțin informații atribuite la secret de stat și cu semnătură simplă sau avansată necalificată. Condiția esențială este ca semnătura să fie aplicată de către persoane ale căror identitate și calitate să constituie secret de stat.

IV. Cine emite semnăturile electronice avansate calificate?

Semnăturile avansate calificate sunt emise de prestatori de servicii de certificare acreditați. În Republica Moldova, acești prestatori sunt listați în Registrului de evidență al prestatorilor de servicii de certificare. Această listă se actualizează de autoritatea competentă, reprezentată de Serviciul de Informații și Securitate al RM, pe măsură ce intervin modificări cu privire la prestatori. La ora actuală, este recunoscut un singur prestator de servicii de certificare acreditat, Instituția Publică „Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică”.

V. Care este procedura de obținere a unei semnături electronice avansate calificate?

Primul pas pentru obținerea semnăturii electronice avansate calificate este accesarea portalului de servicii electronice STISC, utilizând acest link. Acest portal permite plasarea comenzii atât pentru persoane fizice, juridice, cât și pentru subiecte ale declarării averilor și intereselor personale. 

Urmează a  fi pus la dispoziția solicitantului două termene de valabilitate distincte pentru viitoarea semnătură electronică avansată calificată, iar solicitantul va opta pentru o semnătură digitală valabilă pentru o perioadă de 1 an sau de 2 ani.

La sfârșitul înregistrării, acestuia i se va solicită descărcarea, imprimarea și semnarea pachetului de documente spre a fi prezentată la sediul STISC.